Secretariado Remoto o que é, quais os principais serviços e clientes

O trabalho remoto ou home office esteve entre os assuntos mais comentados do momento por conta das medidas de distanciamento social adotadas por diversas empresas para conter o avanço da covid-19, porém, mais do que uma opção momentânea, o home office pode ser um estilo de vida que dá mais liberdade, tempo de qualidade com a família, autonomia e independência para as pessoas. Uma das profissões que permite trabalhar sempre de casa é o secretariado remoto ou também conhecida como secretária virtual. 

Nela,  profissionais fazem o mesmo trabalho de secretariado físico, só que de casa, muitas vezes, inclusive, complementando o serviço de quem está no escritório. Te explicamos: o atendimento ao público e preparação dos protocolos para consultas ou  reuniões ocupa muito tempo de quem está no ambiente físico, podendo sobrecarregar esta pessoa. A complementação do trabalho por alguém remoto permite que o atendimento ao telefone seja feito com mais qualidade, que a organização da agenda seja realizada com mais atenção, enfim, que o serviço operacional possa receber o foco que merece. 

O que faz uma secretária remota?

Quem atua como secretária em home office tem basicamente as mesmas funções de quem está no ambiente físico, tirando a parte de atendimento presencial. As tarefas incluem, entre outras coisas:

• Gestão de agenda;
• Despacho e conferência de documentos;
• Organização de arquivos virtuais;
• Agendamento e contratação  de serviços domésticos;
• Atendimento telefônico;
• Acompanhamento e preparação de reuniões;
• Realização de atas;
• Emissão de passagens;
• Reservas em hotéis;
• Auxílio remoto  aos clientes;
• Contratação ou cancelamentos de serviços de telefonia, etc;
• Solicitação de orçamentos.

Além de poder complementar o trabalho de quem atua fisicamente, o secretariado remoto pode ser feito de forma individual para os casos que não exigem atendimento presencial ao cliente, como o apoio a palestrantes, coachs e empresários, por exemplo. Por meio de ferramentas de colaboração online, é possível fazer todas as tarefas de forma tão eficaz quanto a presencial.

Áreas de atuação da secretária virtual

Existem diversos profissionais  que o secretariado remoto pode atender: empreendedores, executivos, micro empreendedores, profissionais liberais, profissionais da saúde, entre outros.

Com a normalização do home office em diferentes setores que nunca tinham imaginado atuar de forma remota, esse leque se abriu mais ainda. Clínicas médicas, por exemplo,  tiveram que adaptar suas rotinas  para teleconsulta. Uma pessoa que já atua com secretariado remoto, ou seja, tem experiência e familiaridade com as ferramentas de videoconferência, agenda online e organização da rotina dentro de casa pode ajudar muito nesses casos, apresentando uma nova forma de trabalho para os profissionais da saúde.

No dia a dia, quem trabalha como secretária remota de clínicas, pode agendar consultas, recepcionar de forma online os pacientes, orientá-los como usar os programas de videoconferência, desbloquear exames junto aos planos de saúde, tirar dúvidas dos pacientes  por meio de telefone, entre outras atividades.

Como ser uma secretária ou um secretário remoto? 

Para começar a atuar com secretariado remoto é preciso seguir os mesmos passos de qualquer profissão virtual:

1. Entender e estipular quais atividades executa;
2. Procurar um nicho de clientes;
3. Ter proatividade em sugerir novas soluções;
4. Ter organização e saber fazer gestão de tarefas;
5. Vender seu trabalho.

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